Reuniones presenciales VS Online

hace 3 años

En los últimos años se han puesto a nuestra disposición multitud de herramientas de trabajo para gestionar y realizar reuniones con clientes y colaboradores, y el crecimiento de la banda ancha y los dispositivos móviles con conexión a internet hace que todavía sea más sencillo realizar una reunión en la que sus integrantes se encuentran en sitios dispares.

Como cualquier cambio social y cultural, lo nuevo no elimina a lo antiguo, lo desplaza y le deja los reductos donde lo nuevo no es tan efectivo, hay multitud de ejemplos de esto:

Cuando apareció de CD se pensó que iba a eliminar por completo a los vinilos 20 años después; se siguen convercializando vinilos y dispositivos reproductores. Es un mercado pequeño pero existe.

Se suponía que la televisión mataría a la radio, pero aún tiene una alta cuota de uso, sobre todo en lugares o actividades en las que la televisión no tiene cabida como ir en coche, caminar, trabajar, etc...

Con las reuniones sucede algo parecido, ¿cuando tiene sentido realizar una reunión presencial y cuando una online? No hay una respuesta sencilla y en los casos dudosos va a depender de nuestra intuición.

 

Reuniones presenciales

Tienen la ventaja de la presencia personal, con lo que eso conlleva: Cercanía, poder leer el lenguaje corporal, poder establecer relaciones más allá de la propia reunión. La desventaja es que los participantes tiene que estar en un mismo lugar al mismo tiempo, algo que muchas veces es difícil de conseguir. Si tenemos que desplazarnos para una reunión de estas características también debemos considerar el tiempo de desplazamiento que dejamos de dedicar a otras tareas.

Es el formato de reunión más recomendado para los comerciales sobre todo en la primera visita al cliente.

 

Reuniones online

Su principal ventaja es que eliminamos de la ecuación el parámetro "lugar", solo tenemos que centrarnos en encontrar un "momento" (Si los participantes se encuentran en partes del mundo muy diversas esto se puede complicar por la diferencia horaria) Este tipo de reuniones se pueden organizar de forma muy rápida, y no lo vamos a negar, nos permiten muchas veces seguir trabajando mientras asistimos a la reunión.

Su desventaja principal es que no hay cultura de uso de las herramientas online en muchas organizaciones y nos podemos encontrar que no estén dispuestos a "verse por Skype" Es el formato de reunión más adecuado para equipos de trabajo dentro de la misma empresa, para comunicarse con los proveedores, y para gestionar un proyecto con cliente una vez que ya ha arrancado (cambios, ajustes, intercambio de impresiones, etc).